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„Du bist aber gut organisiert“ – „Na, wenn du wüsstest“

Selbstorganisation - gut organisiert oder der Chaos-Typ?

Ich höre so oft „Du bist aber gut organisiert – wie schaffst du das nur alles“. Ich denke dann „Na, wenn du wüsstest“. Dennoch scheine ich nach außen hin den Eindruck zu erwecken, sehr gut organisiert zu sein und mein Berufsleben als freier Mitarbeiter der Peiner Allgemeinen Zeitung, als Unternehmer und Mutter unter einen Hut zu bringen. Ich selbst empfinde das nicht immer so. Doch ich will mal ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern. Vielleicht fragt sich ja der ein oder andere wie er sich selbst besser organisieren und sich auch mal ein bisschen mehr Freizeit freischaufeln kann. Ich habe viele Apps und Programme ausprobiert. Habe aber festgestellt, dass das Altbewährte doch das Beste ist.

Eine ganz normale Woche

Die Woche startet bei mir grundsätzlich mit der Planung der Woche. Ich stehe gegen 7 Uhr auf, trinke den ersten Kaffee und checke meine eMails. Wichtige Dinge beantworte ich gleich. Danach schaue ich mir meinen Kalender an. Ich nutze einen aus Papier, den ich immer bei mir habe, und die Kalenderfunktion meines eMail-System (Thunderbird). Bei letzterem kann ich praktischerweise eingehende eMails als Termin oder Aufgabe umwandeln. So habe ich zu einem Termin immer die passende eMail dabei. Das sieht dann so aus:

Organisation 2

Im Kalender kann ich verschiedene Unterkalender einrichten und sie mit einer bestimmten Farbe versehen. Ich habe Unterteilungen nach geschäftlich, Presse, Familie. So sehe ich auf einen Blick, ob jemand zu kurz kommt. Montags plane ich also meine ganze Woche durch. Natürlich kommen im Laufe der Woche neue Termine dazu, andere werden verschoben. Fast täglich drucke ich mir die Übersicht neu aus. Zwar habe ich auch alles schön bunt am Bildschirm, aber ich bin da manchmal noch ein bisschen oldschool – ich mag´s nun mal gedruckt.

In diesem Wochenplan trage ich auch die Dinge ein, die ich gerne erledigen möchte, die aber nicht an einen besonderen Tag gebunden sind. Die lästige Buchführung beispielsweise. Durch die komplette Übersicht mit festen Terminen und dem, was ich gerne machen möchte, kann ich auf einen Blick sehen, ob ich mir an einem Tag vielleicht zuviel vorgenommen habe. Dann plane ich einfach neu.

Enthalten sind in dem Plan auch die Blogbeiträge, die ich schreiben möchte. Sie sind ein immer wiederkehrender Termin. Montags beispielsweise schreibe ich immer für www.kathrin-bolte.de. Der Termin ist immer fix. So schleicht sich keine Aufschieberitis ein.

Durch das System kann ich mich an Termine erinnern lassen. Feste Termine ploppen jeden Morgen hoch. So weiß ich, ob eine zweite Tasse Kaffee drin ist oder ob ich mich beeilen muss. „Möchte-gern-erledigen-Dinge“ ploppen gegen Mittag hoch. Dann sehe ich, ob ich gut in der Zeit liege.


Der Schreibtisch – ich sage ja, ich bin da ein bisschen oldschool

SchreibtischMein Schreibtisch ist eigentlich immer aufgeräumt. Alles hat seinen festen Platz. So verschwende ich keine wertvolle Zeit für das Suchen. Rechts steht die Technik. Rechner, Handy, Fotoapparat.

Auf der linken Seite steht mein schnurgebundenes Telefon. Ich weiß nicht wie viele Stunden ich schon mit dem Suchen des Mobilteils verbracht habe. Das schnurgebundene Telefon war die beste Investition meines Lebens. Kaffee darf natürlich auch nicht fehlen. Dazu eine Flasche Wasser, sonst vergesse ich das Trinken.

Ich habe mir angewöhnt, einen dicken DIN-A4-Block für all meine Notizen griffbereit liegen zu haben. Hier schreibe ich mir alles mögliche auf. Dinge, die ich im Radio höre und interessant finde. Telefonprotokolle. Ideen, die ich umsetzen möchte. Dinge die ich erledigen will. Dabei arbeite ich gerne mit Haftnotizen. Verschiedene Farben sagen mir, was mit den Notizen passieren soll. Grün heißt beispielsweise: noch in den Kalender eintragen.


Nun wird es richtig oldschool: ich habe einen Pultordner.

PultDer Ordner hat 31 Fächer – also für jeden Tag einen. Da ich nicht immer alles, was ich für meine Arbeit brauche, in digitaler Form bekomme, brauche ich eine sinnvolle Organisation meines doch recht hohen Papieraufkommens. Je nachdem wann ein Termin ansteht oder etwas erledigt werden soll, kommt das entsprechende Papier in das Fach – logisch. So habe ich alles auf einen Blick, bringe nichts durcheinander und vergesse nichts. Jeden Morgen, wenn ich meinen Tagesplan durchsehe und aktualisiere, schaue ich auch in die Mappe.


Organisation für unterwegs

Ich bin ziemlich viel unterwegs und auch dabei ergeben sich neue Termine, Dinge die ich mir merken möchte, Sachen die mir spontan einfallen. Hier habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, jeden Anrufer, der einen Termin mit mir absprechen oder etwas anderes von mir möchte, zu bitten, eine eMail zu schicken. Weil: ich kann ja aus einer eMail eine Aufgabe oder einen Termin machen. Sehe ich unterwegs etwas, was ich mir merken möchte, mache ich davon ein Foto und schicke es mir selbst als eMail zu. Ebenso gehe ich vor, wenn ich mir Dinge merken will. Einfach eine eMail an mich selbst geschickt und wenn ich wieder am Schreibtisch sitze, schaue ich mir den aktuellen Wochenplan an und füge es dort ein, wo noch Platz ist.


Tool für Recherchen im Internet

Nun bin ich viel online unterwegs. Ob am Schreibtisch oder mobil spielt keine Rolle, denn mit der WUNDERLIST kann ich mich perfekt organisieren. Auch hier habe ich viele Tools und Programme ausprobiert. WUNDERLIST bietet für mich alles, was ich brauche, um mir Ideen aus dem Internet zu merken oder eine Liste mit Seiten zu machen, die ich noch lesen möchte. Und es ist kostenlos.

Wunderlist

WUNDERLIST gibt es als App für das Handy und Tablet und als Desktop-Version. Ich habe natürlich beides (sie lassen sichsynchronisieren). Wenn ich nun im Internet unterwegs bin und eine Webseite finde, die ich mir später nochmal genauer ansehen möchte, denn klicke ich auf meinen WUNDERLIST-Button und schon kann ich mir in zuvor festgelegten Listen die Seite merken. Der WUNDERLIST-Button befindet sich rechts oben. Befinde ich mich auf einer Seite, die mir gefällt und die ich mir merken möchte, klicken ich einfach drauf, es geht ein Feld auf und ich kann die Seite dort eintragen, wo ich sie gerne hinsortieren möchte. Das Tool bietet sogar den Service, mich an die Dinge zu erinnern. Ich bekomme dann eine Erinnerung via eMail zugeschickt. Und du kannst dir sicher schon denken, was damit passiert. Genau, ich plane das wieder in meinen Online-Kalender in meinem eMail-Programm.


Tipps für eine bessere Selbstorganisation auf einen Blick:

  • feste Zeiten für das eMails abrufen einrichten
  • eMail-Programm schließen, sodass keine neuen Nachrichten hochploppen können
  • verschiedene Kalender für geschäftliches und privates einrichten
  • möchte-gern-erledigen-Dinge als flexiblen Termin einpflegen
  • den Schreibtisch aufräumen – alles hat seinen festen Platz
  • Pultordner mit einer 1 bis 31 Einteilung für die Papierflut
  • Methode finden, sich auch von unterwegs organisieren zu können (z.B. eMails an sich selbst schicken)
  • Wunderlist – das Helferchen für Recherchen im Internet

So, ich hoffe, ich konnte einen verständlich Einblick in mein Universum liefern. Sicher ist dies nicht für jeden der ultimative Tipp zur Selbstorganisation. Aber bei mir klappt es so ganz gut. Davon mal abgesehen, dass sieben Tage die Woche nicht reichen und 24 Stunden am Tag schon lange nicht. Aber das ist eine andere Geschichte.

Ich würde mich wie immer über einen Kommentar freuen. Vielleicht hast du ja ganz andere Erfahrungen in Sachen Selbstorganisation gemacht und möchtest sie mit mir teilen?

Apropos teilen. Nach dem neuesten Justiz-Schlag gegen Facebook sind ja Teilen-Button und Like-Boxen erstmal Vergangenheit. Trotzdem würde ich mich freuen, wenn du diesen Beitrag in den sozialen Netzwerken teilst.

Hab´ eine gute Zeit!!!

Deine Kathrin Bolte

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